1. REKISTERINPITÄJÄ
Tulevaisuuden tutkimuksen seura ry. (y-tunnus:0712060-3)
www.tutuseura.fi ja www.futuressociety.fi
toimisto@tutuseura.fi
Yhteyshenkilö: pääsihteeri Hazel Salminen, toimisto@tutuseura.fi, p. 040 5028672
2. MITÄ TIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Säilytämme kaikki tiedot, joita tarvitsemme pitämään yllä suhteita jäseniimme, tilaajiimme, tapahtumiin osallistuviin henkilöihin sekä muihin asiakkaisiimme ja yhteistyökumppaneihimme. Tiedot vaihtelevat pelkästään sähköpostiosoitteen sisältävistä tietueista laajempiin tietueisiin, jotka sisältävät koko nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, koti- ja työosoitteen, laskutustiedot, julkaisutilauksen postitustiedot, organisaation, jäsenmaksutilanteen, paikallistoimintaryhmän, Futura-lehden postitustiedot, jäsenyystiedot ja -roolit (esim. kunniajäsen, hallituksen jäsen, tai paikallistoiminnan yhteyshenkilö) sekä henkilöjäsenen kohdalla mahdolliset asiantuntemukseen ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot.
Jäsenten osalta säilytämme jäsenhakemukset, tilaajien osalta tilausviestit, tapahtumiin osallistuvien osalta ilmoittautumisviestit sekä sähköisille tiedotuslistoille ilmoittautuneiden osalta tiedotteiden tilausviestit.
3. MIKSI TIETOSI SÄILYTETÄÄN?
Säilytämme tietosi, jotta voimme tarjota jäsenpalveluitamme jäsenille sekä lähettää laskuja ja tuotteita sekä tapahtuma- ym. tiedotteita jäsenille sekä asiakkaille.
Osa tapahtumien esityksistä videoidaan (esiintyjien luvalla) ja niiden tallenteet varastoidaan sekä jaetaan kiinnostuneille, jotta heillä olisi mahdollisuus toistaa esityksiä tai katsoa esityksiä, joihin he eivät päässeet osallistumaan.
4. KENELLÄ ON PÄÄSY TIETOIHISI?
Tulevaisuuden tutkimuksen seuran työntekijöillä (tällä hetkellä pääsihteeri ja hänen mahdollinen sijaisensa) sekä tarvittaessa myös hallituksella on pääsy tietoihisi mahdollistamaan yllä mainittujen palvelujen tarjoamisen jäsenille, tilaajille, tapahtumien osallistujille, yhteistyökumppaneille, sekä muille asiakkaille.
Työn ulkoistaminen esimerkiksi IT- ja kirjanpidon erikoistehtäviin vaatii lisäksi joskus tietoihin pääsyn myöntämistä esim. tilitoimistolle tai IT-tuelle kun se on tarpeen laillisten velvoitteiden täyttämiseen viranomaisia kohtaan tai palvelujen kehittämiseksi ja parantamiseksi. Jäsen-, tilaaja- ja asiakasrekisterimme toimii toukokuusta 2018 lähtien Suomeen sijoittuvan FloMembers-palvelun kautta.
Lisäksi Seuran paikallistoimintaryhmien yhteyshenkilöiden on mahdollista pyytää seuran toimistolta oman alueensa jäsenten yhteystiedot (sähköposti, postiosoite, puhelinnumero) voidakseen tehokkaammin tiedottaa paikallistilaisuuksista ja -tapahtumista.
5. KENELLE LUOVUTETAAN TIETOSI?
Kuten edellä mainitaan, jaamme tietosi vain tarpeen mukaan, Tulevaisuuden tutkimuksen seuran henkilökunnan ja mahdollisesti hallituksen kanssa, soveltuvilta osin paikallistoimintaryhmien yhteyshenkilöiden kanssa, sekä Flo Apps Ltd:n kanssa, joka hallinnoi sähköistä FloMembers-rekisteripalvelua (www.flomembers.fi). Tietoja ei jaeta minkään muun tahon kanssa, paitsi siinä tapauksessa, että jäsen itse on ilmoittanut, että häneen voidaan olla yhteydessä hänen erityisasiantuntemukseensa liittyen (esim. haastattelut, puhujapyynnöt). Tällöinkin lähtökohtaisesti jäsenelle lähetetään yhteydenottoviesti, minkä pohjalta hän voi päättää ottaa tai olla ottamatta yhteyttä tiedustelua tehneeseen tahoon.
6. KUINKA PITKÄN AIKAA TIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Pidämme tietojasi tallessa niin kauan, …
– kun olet seuran henkilö- tai yhteisöjäsen, Futura-lehden tilaaja, ja/tai sähköisten tiedotteiden tilaaja
– kun Tulevaisuuden tutkimuksen seura on laillisesti siihen velvollinen
– kunnes lopetat jäsenyytesi tai tilauksesi, tai pyydät Seuraa poistamaan tietosi. Jäsenyys-, tilaus- ja maksutietoja saatetaan joutua säilyttämään kokonaan tai osittain esim. kuluvan vuoden toiminnantarkastukseen ja sitä seuraavaan vuosikokoukseen asti.
7. MITÄ TIETOTURVAOIKEUKSIA SINULLA JÄSENENÄ, TILAAJANA JA/TAI MUUNA ASIAKKAANA ON?
Sinulla on oikeus…
– hallita jäsenyys- tai tilaustietojasi
– korjata kaikki mahdolliset virheet säilytetyissä tiedoissa
– pyytää yksityiskohdat tiedoista, jotka olemme tallentanut sinusta
– pyytää tallennettujen tietojesi poistamista tai rajoittamista.
Jos haluat tarkistaa, päivittää tai lisätä tietoja, tai jos haluat, että sinut poistetaan jäsen- tai tilausrekisteristä, ota yhteys seuran toimistoon: toimisto@tutuseura.fi
8. OVATKO JÄSENET, TILAAJAT JA MUUT ASIAKKAAT VELVOLLISIA ANTAMAAN TIETONSA?
Kyllä, jäsenenä tai asiakkaana sinun on annettava tiedot, joita tarvitsemme, jotta voimme täyttää yhdistyslain mukaiset ja myös muut velvoitteemme Seuran palveluihin liittyen.
Riippuen siitä, oletko jäsen, tilaaja, yhteistyökumppani tai muu asiakas, pyydämme sinua antamaan tiedot, jotka sähköisen tiedotteen osalta voivat olla pelkästään sähköpostiosoite tai jäsenten, tilaajien ym. osalta paljon laajemmin koko nimi, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite/-osoitteet, koti- ja työosoitteet, laskutustiedot, julkaisutilauksen postitustiedot, organisaatio, paikallistoimintaryhmä sekä henkilöjäsenen kohdalla mahdolliset asiantuntemukseen ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot.
9. EVÄSTEET, PROFILOINTI JA AUTOMAATIO
Emme nettisivuillamme käytä evästeitä emmekä suorita minkäänlaista automaattista profilointia. Joskus saatamme jäsenhakemuksessa ilmoitettujen tietojen perusteella päätellä, mistä aiheista jäsen voi olla kiinnostunut.
Emme jaa tietojasi tai myy niitä ulkopuolisille tahoille.
10. MISSÄ TIETOSI SÄILYTETÄÄN?
Yleisesti ottaen tiedot tallennetaan pilvipalveluihin (FloMembers) ja tietokoneisiin (Seuran toimisto) Suomessa.
11. KUINKA TIETOJASI SUOJELLAAN?
Seuran pääsihteeriä on koulutettu tietosuoja-asioissa. Tallennettuja tietoja voi käyttää vain edellä mainitut henkilöt ja tahot.
Päivitetty 4.12.2023